Material de escritório essencial: Montar uma secretária prática que funciona

Resposta rápida

Compre o conjunto mais pequeno que cubra como realmente escreve, anota e guarda: uma caneta de que goste, um lápis, um método de correção, um caderno, uma pasta ou tabuleiro, e um contentor que mantenha tudo junto. Adicione artigos especializados apenas quando uma tarefa real o exigir. Se partilha uma secretária ou trabalha num espaço pequeno, escolha primeiro peças empilháveis ou compactas.

Uma secretária falha por uma razão aborrecida: demasiado material de escritório e nenhum sítio onde o colocar. A solução não é comprar mais, mas sim uma lista curta de artigos que correspondam às suas tarefas diárias. Este guia dá-lhe regras de decisão para construir um kit de papelaria para um escritório em casa, uma mochila escolar ou uma mesa de cozinha partilhada.

Os compradores australianos costumam comprar online, por isso verifique o que está realmente incluído antes de encomendar, especialmente em produtos em pacote. Quando uma especificação não for fornecida, trate isso como uma limitação de decisão e pergunte antes de comprar, em vez de assumir um tamanho, material ou cor de tinta.

Comece pela forma como escreve, não pela prateleira da loja

A primeira pergunta mais útil é se escreve à mão ou não. Se a maior parte do seu trabalho é digitado, os seus essenciais de papelaria são um caderno para notas rápidas, uma caneta para assinar e uma forma de arquivar papel. Se desenha, anota documentos impressos ou estuda à mão, precisa de um kit mais amplo: lápis, uma borracha, uma régua e marcadores em cores que irá realmente usar.

Combine a quantidade com a frequência. Uma caneta fiável vence cinco que falham. Um caderno que se termina vence três que ficam a meio. Esta é a troca fundamental em qualquer guia de compra de papelaria: mais escolha parece mais segura, mas menos artigos, melhor escolhidos, são mais fáceis de encontrar e de arrumar.

• Escreva três tarefas que realizou numa secretária na semana passada e compre apenas para essas tarefas.
• Escolha artigos recarregáveis ou substituíveis sempre que possível, para que uma única compra dure mais tempo.
• Mantenha uma pequena caixa 'de excedentes' para peças sobresselentes, em vez de sobrecarregar a superfície de trabalho.

Organização do secretária para o escritório em casa

Para um escritório em casa, o objetivo é uma superfície que possa ser limpa em menos de um minuto. Isso geralmente significa um porta-canetas, um caderno, uma bandeja ou pasta para documentos e um pequeno recipiente para clipes, elásticos e notas autocolantes. Se fizer chamadas ou videoconferências, mantenha o porta-canetas baixo para que não bloqueie a câmara ou a sua visão do ecrã.

A desorganização dos cabos é a razão mais comum para um plano de organização da secretária falhar. Decida onde vão viver os carregadores e os cabos antes de comprar mais organizadores. Uma única bandeja ou caixa para cabos, mais um local definido para o seu caderno, faz mais pela arrumação do que uma gaveta cheia de fornecimentos díspares.

• Meça a profundidade da sua secretária antes de comprar uma bandeja ou organizador; bandejas profundas roubam espaço ao portátil.
• Mantenha os objetos do dia a dia ao alcance da mão e guarde os restantes numa gaveta ou caixa.
• Se partilha a secretária, etiquete os recipientes para que todos coloquem as coisas de volta no mesmo sítio.

Material escolar e espaços partilhados

O material escolar está sujeito a diferentes pressões: tem de sobreviver na mochila, ser substituível e fácil de identificar. Compre duplicados dos artigos que mais se perdem, como lápis, borrachas e réguas, em vez de uma versão cara de cada um. Colocar etiquetas com o nome em tudo reduz mais os custos de substituição do que qualquer atualização premium.

Para estudar na mesa da cozinha partilhada, escolha artigos que se possam arrumar facilmente. Uma pequena caixa ou bolsa com fecho que contenha o kit do dia permite que uma mesma superfície sirva de secretária à noite e de mesa ao jantar. É também aqui que a papelaria compacta prova o seu valor: se não couber na bolsa, normalmente não volta para casa.

• Teste a bolsa ou a caixa com o seu filho antes do início do período letivo; se for incómoda, ele vai deixá-la para trás.
• Compre um segundo conjunto do básico para casa, para que o conjunto da escola fique na mochila.
• Escolha um estojo com abertura larga; os estojos estreitos escondem minas partidas e objetos perdidos.

Armazenamento e organização de secretária que sobrevivem à vida real

A organização só funciona se corresponder aos seus hábitos. Se nunca abre uma gaveta, um sistema de gavetas não vai ajudar. Se acumula papel na secretária, um tabuleiro para papel vai ajudar. Observe durante uma semana onde a desarrumação se acumula naturalmente e coloque um contentor aí. O contentor não precisa de ser específico para artigos de papelaria, mas precisa de ter um propósito claro.

O papel é a coisa mais difícil de controlar. Decida uma única regra: ou tudo é arquivado semanalmente, ou tudo vai para um único tabuleiro de 'para organizar' que esvazia num dia definido. Ambas funcionam. Misturar as duas cria a pilha que faz uma secretária parecer inutilizável.

• Use um tabuleiro para o papel que entra e outro para o que sai; mais tabuleiros apenas atrasam decisões.
• Mantenha um pequeno cesto ao seu alcance para que as embalagens e os restos não se tornem desordem na secretária.
• Reveja a organização a cada estação e remova tudo o que não usou desde a última revisão.

O que evitar e o que comprar mais tarde

Evite conjuntos de canetas multicoloridas, formas extravagantes e embalagens grandes de artigos que usa uma vez por ano, a menos que um projeto específico os exija. Ocupam espaço e dificultam a localização dos itens úteis. O mesmo se aplica aos organizadores de secretária sobredimensionados que prometem guardar tudo; muitas vezes não guardam nada corretamente.

Compre mais tarde, não nunca. Adicione um artigo especializado quando surgir uma tarefa real, como uma pasta para um curso, uma etiquetadora para uma cozinha partilhada ou um caderno maior para um novo projeto. Comprar em resposta a uma tarefa mantém o kit honesto e evita que a secretária se torne um armazém.

• Se não conseguir nomear a tarefa que um artigo resolve, deixe-o no carrinho durante uma semana.
• Substitua imediatamente os básicos partidos; uma borracha em falta custa mais atenção do que dinheiro.
• Defina um limite de gastos para a primeira configuração e guarde o resto para lacunas reais.

Regras para comprar artigos de papelaria essenciais

• Compre para a tarefa, não para a categoria: Liste as tarefas de escrita, marcação e arquivo que realmente realiza todas as semanas. Se uma tarefa não aparecer, o artigo de papelaria correspondente é opcional. Uma lista curta baseada em tarefas reais é melhor do que uma lista longa baseada em possibilidades.
• Escolha tamanho compacto quando o espaço for partilhado: Para mesas de cozinha, apartamentos pequenos ou secretárias partilhadas, escolha artigos que caibam numa bolsa, nécessaire ou bandeja única. Meça o espaço de arrumação antes de encomendar. Se não se arrumar, não será usado num espaço partilhado.
• Básicos duplicados em vez de peças únicas premium: Para a escola ou uso diário intenso, compre dois ou três dos artigos baratos que se perdem frequentemente, como lápis, borrachas e réguas, em vez de uma versão cara. Substituições são mais baratas do que substituições mais frustração.
• Um contentor por zona de desordem: Identifique onde o papel, os cabos e os pequenos objetos aterram naturalmente e coloque um contentor em cada local. Não adicione um segundo contentor até que o primeiro esteja consistentemente cheio. Um contentor funcional é melhor do que quatro vazios.
• Verifique as inclusões antes de comprar pacotes: Os pacotes podem ser uma boa relação qualidade-preço, mas os registos dos produtos aqui não listam os tipos de opções ou os conteúdos exatos. Se o anúncio não indicar o que está incluído, pergunte na loja antes de encomendar. Trate as especificações em falta como uma pergunta, não como um palpite.

Produtos adjacentes à papelaria que merecem o seu lugar numa secretária

• ÍMAN - PÃO DE FADA ICÓNICO: O icónico íman Fairy Bread foi concebido para segurar notas, desenhos de crianças, listas de compras e papéis semelhantes num frigorífico, cacifo ou espaço de trabalho. Se a sua secretária tiver um quadro branco, ficheiro ou frigorífico por perto, um íman dá um lar ao papel sem adicionar outra bandeja à superfície da secretária.
• PANO DE COZINHA - BOLACHAS AUSTRALIANAS ICÓNICAS: O icónico pano de cozinha Arnott's Bickies recria uma mistura de bolachas australianas icónicas, incluindo Delta Creams, Malt-O-Milk e Teddy Bear. Um pano de cozinha não é papelaria, mas é útil para limpar uma secretária, secar um recipiente de almoço ou proteger uma superfície debaixo de um portátil; trate-o como parte do kit prático de secretária, não como um extra decorativo.

Para quem esta abordagem de configuração de secretária é adequada

Melhor para

• Trabalhadores em casa que querem uma secretária limpa no final do dia
• Estudantes e famílias que montam um espaço de estudo partilhado ou arrumável
• Qualquer pessoa que substitua uma gaveta de papelaria desordenada por um kit curto e utilizável

Não indicado para

• Compradores que procuram um grande lote de papelaria coordenada por cores sem tarefas específicas em mente
• Colecionadores que querem papelaria apenas para exposição, em vez de materiais de trabalho
• Qualquer pessoa que precise de materiais especializados de arte, desenho ou arquivo que esta abordagem geral não cobre

Constrói os teus essenciais de papelaria em torno das tarefas que repetes, mantém o kit suficientemente compacto para arrumar e adiciona artigos especializados apenas quando surge um trabalho real. Essa é a diferença entre uma secretária que parece organizada e uma que se mantém assim.